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企业货币资金管理的“管”和“理”

  如何进行货币资金管理呢?笔者认为,对于货币资金管理可以分为“管”和“理”两部分

  具体而言,“管”即货币资金的制度性管理,就是要建立与企业特点相适应的内部控制制度。货币资金对企业特别重要而又容易出现舞弊、挪用等不法行为,因此必须依据法律法规,制定货币资金收付的具体规章制度和控制措施,保证货币资金的安全完整和收付合规合法,这是企业货币资金管理的基础工作;

  而 “理”,即货币资金的理财性管理,从理财学的角度看,货币资金属于流动性最强的资产,但盈利性也最低。如何保持最佳现金持有量使企业能够充分利用货币资金而又不影响企业正常运作,这是货币资金理财性管理所要考虑的主要问题。

  1.货币资金的制度性管理:

  现金是企业所有资产中流动性最强的项目、具有普遍可接受性,有被盗和挪用的风险,为防止财务人员和报账人员利用职务之便或欺诈的手段贪污或挪用现金,企业需要建立完善的内部会计控制体系,从事前、事中、事后进行控制,主要程序如下:

  (1)建立适合企业特点的权责分配体系:

  责任分配、权利委派以及相应制度的建立构成监督、控制和确定每个角色的基础。权责分派应涉及企业所有员工,必须通过建立与控制有关的具体标准和工作程序来完成,权责分派体系必须做到不相容职务的分离;

  ①授权审批职务与执行职务相分离;

  ②业务经办职务与审核监督职务相分离;

  ③业务经办职务与会计记录职务相分离;

  ④财产保管职务与会计记录职务相分离;

  ⑤业务经办职务与财产保管职务相分离。货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

  (2)对货币资金业务建立严格的授权审批制度:

  建立授权批准的检查制度,其目的主要是通过必要的检查程序以确保每类经济业务授权批准的工作质量。企业对于重要的货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批,并建立责任自觉制度,防范贪污、侵占货币资金行为。

  (3)办理货币资金业务程序:

  支付申请:单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附上有效的经济合同或相关证明。

  支付审批:审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请,审批人应当拒绝。

  支付复核:复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否正确,支付方式、支付单位是否妥当。复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。

  办理支付:出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按规定办理货币资金支付手续,及时登记货币资金和银行存款日记账。

  (4)货币资金有关文件记录控制:

  文件记录控制是内部控制发挥作用的重要方式,而且也是授权控制和职务分离控制有效的保证。

  (5)货币资金与记录保护控制:

  货币资金与记录保护控制是指通过对有关资产和记录实施特定的保护措施,约法保证其安全和完整的一种控制方式。

  (6)货币资金有关内部稽核:

  内部稽核指由有关部门中独立人员验证与复核另一人或部门执行工作正确性的一种控制活动或方式。通过内部稽核,可以及时发现已发生但尚未造成影响或损失的错误或舞弊,发挥内部控制的预警作用。

  2.货币资金的理财性管理:

  货币资金的理财性管理的主要内容就是如何使持有成本和短缺成本都同时降低,笔者认为当企业现金流入与流出越趋于同步时,短缺成本最小,同时如果货币资金对外投资收益率越大,则持有成本越大,只有加大货币资金投资才能降低持有成本,而只有在保持企业现金流入与流出越趋于同步的前提下减少持有量,才不会提高短缺成本,因此进行货币资金的理财性管理应先尽量使现金流入和流出在数量和时间上相近,具体来说要重视以下几个方面:

  (1)重视现金流量预测:

  现金流量预测要能瞻前顾后。瞻前就是对上一年度的现金流量要从经营、投资、筹资活动三方面认真分析;顾后就是根据企业发展需要以及社会环境变化预测现金增减量,按季节或市场周期变化及时调整,保持现金快速周转,减少存量现金占用,提高现金周转速度。现金预测应考虑的因素有外部因素和内部因素,外部因素有经济因素、市场因素等,甚至还会受到政治因素的影响;外部因素有企业内部的经营决策、经营方法等,这些因素都直接或间接地影响着现金的流量。

  从控制角度讲,必须综合这些因素及时确定某一或某几个时点的现金最低余额。当编制的现金预算月末的现金余额超过所确定的现金最低余额时,两者的差额可视为现金的过剩;反之,可视为现金的短缺,企业必须进行现金预算修整或采取措施解决短缺资金的筹措问题。为了实现对现金最低余额的有效控制,必须加强对现金取得、付出的数量和速度的控制。而现金收支的控制,应借助于现金流量预算管理来实现。通过编制详细的现金预算,可以按期预测未来的现金流量,提供何时会发生现金短缺或剩余的信息,从而可以及时地安排筹措短期资金和短期投资,现金预算的编制过程实质上是采取新的政策、措施,实现现金流量平衡的过程。

  (2)重视加速资金的周转,加快货币资金的回笼:

  首先,加强应收账款的管理,要把应收账款的回收纳入销售全过程,把应收账款的催收放在和产品销售同等重要的地位,落实应收账款责任制。同时,重视现销,压缩赊销,采取各种优惠政策来扩大现销比例。其次,要加强存货向现金的转化,加强采购控制,正确编制与执行采购计划,保持合理储备,对那些呆滞和积压的存货要积极处置;严格控制领料,执行消耗定额,杜绝浪费现象。第三要保持生产和销售的密切联系,加快产品的销售,最大限度地压缩产成品资金的占用。

  (3)重视现金浮游量的管理:

  现金浮游量是指企业存款账户上存款余额和银行账簿上企业存款账户余额之间的差额,也就是企业和银行之间的未达账项。充分利用浮游量是西方企业广泛采用的一种提高现金利用效率、节约现金支出总量的有效手段。重视利用现金流量表中筹资与支付能力的分析来揭示企业在金融市场上的筹措资金能力以及偿付债务或现金的能力。

  总之,货币资金的理财性管理主要是保持货币资金在企业内的最优配置,也就是在满足企业货币资金最低需求量的同时,充分提高货币资金的使用效益,从而降低货币资金成本,故此重视现金流量预测、加速资金周转、进行现金浮游量管理等正是实现货币资金理财性管理的有力保证。

  3.货币资金管理模式中存在的问题及其对策:

  当前企业集团货币资金管理模式有统收统支模式、备用金模式、设立结算中心模式、设立内部银行模式、财务公司模式等,各种结算模式各具特色,企业集团可以根据自身的实际情况选择适当的管理模式,以实现集团货币资金的高效、合理的调度。

  笔者提出几点看法,作为实时辅助决策系统,供参考:

  (1)将货币资金管理设计为一个集成化的计算机辅助决策子系统:

  从资金计划入手,以资金按需流动为基础,由财务牵头、各相关部门参与并分头负责共同调度资金的一个实时网络系统,从而达到监控、管理、预测、平衡资金的目的。

  (2)改善现金日常调度手段:

  在现有FMIS(财务管理信息系统)或MIS(管理信息系统)的基础上,各基层单位将每周的现金预算表及银行存款明细表通过网络传输到财务部,由计算机自动生成汇总数据表并根据汇总数据生成现金流入流出预算等初表格,经人工审核后,生成正式表格,再将正式表通过网络发送到有关领导和现金调度会成员的终端。集团公司现有的管理信息系统(MIS)已具备网络发送的客观条件。

  (3)实现现金适时调度:

  及时掌握本部和各单位的银行存款动态,通过与银行联网的手段逐步实现。配合集团公司体制改革的需要,第一步在集团公司所在地实现银行与集团公司联网,如有可能第二步实现集团公司核心层企业所在地区联网,第三步整个集团公司全部成员所在地之间联网。

  (4)实现现金综合调度:

  所谓综合调度的内容就是按照资金类别,分别不同部门,以财务为龙头共同管理好所有的资金,如生技部门负责协助财务部门管理好大修理资金,将大修项目、大修时间、大修费用等信息资料通过网络发送到财务部门;计划部门将基建和技改的开工时间、用物计划等项资料通过网络发送到财务部门,财务部门同时根据基层单位上报的现金预算,比照上述两个部门发送过来的有关资料,根据工程进度将款项拨付到各单位,并根据拨款的时间来安排贷款,同时将拨款信息通过网络发送到相关部门和单位。

  (5)加强现金流入的管理,特别是促进电费回收及应收款项管理:

  设立锁箱系统,将所有收取的电费直接汇入该锁箱,一旦该锁箱有银行存款,就成为公司的可用资金,设立锁箱的结果是将大大减少资金缴拨款的在途时间。具体办法由银行提供一条终端到公司本部,在公司本部可随时查询锁箱的余额或发生额。锁箱的具体地点要选在离人民银行较近的地方,以减少银行内部的转账时滞,同时要考虑设立锁箱的成本,设立锁箱的个数按照“当边际收入等于边际成本时利润最大”的原则设立。

  (6)该子系统应具备资金预测、分析、监控的功能:

  要求达到按资金类别、分流入流出、分单位、分年度,季度,月度作中期和短期预测、分析和监控。以达到资金安全、有效运行,获取资金的最大效益。

  (7)做出最佳的量化模型:

  根据集团公司的实际经验和数量经济学原理,做出现金最佳持有量的量化模型,适当时候可以做证券投资组合研究,要充分掌握国家政策,利用银行等金融机构提供的便利,盘活剩余现金。通过集团公司已有的管理信息系统、财务管理信息系统或英特网,提供网络传输及与银行联网的条件。总之,在整个现金管理子系统中,关键的核心技术就是网络,只有充分利用网络的先进技术才能达到强化现金管理的目的。
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