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百货公司计算机信息系统管理规定

范围
  本标准规定了公司计算机及系统管理的内容及要求。
  本标准是强制性文件,适用于公司对计算机及其系统的管理。

  2 实施、执行和监督
  2.1 公司财务部负责实施本标准。
  2.2 公司各相关部门具体执行本标准。
  2.3 公司总经理室负责监督标准的实施和执行情况。

  3 责任对象
  公司计算机系统管理人员、维护人员、操作人员和其他因工作需要使用计算机的人员受本标准约束。

  4 计算机硬件管理
  4.1 计算机硬件设备的购置
  4.1.1 开发商负责开发项目的硬件配置
  4.1.1.1 项目开发商根据本公司需求,提出计算机硬件配置计划。
  4.1.1.2 电脑课对配置计划进行审核,并通过与开发商的协调,修改与完善配置计划。审核内容包括:配置计划中的设备是否能适应系统需求所要求的性能、容量、质量、数量和可扩性,设备的价格是否合理。
  4.1.1.3 配置计划报送财务部、总务部和总经理室审批。
  财务部、总务部和总经理室审核过程中对配置计划提出具体意见的,电脑课应继续与开发商进行洽谈,直至最后达成一致。
  4.1.1.4 配置计划经审批同意后,由电脑课协助开发商做好硬件购置工作。
  4.1.2 电脑课自行开发项目的硬件配置。
  4.1.2.1 电脑课根据项目需求提出相应的计算机硬件配置计划。
  4.1.2.2 电脑课将配置计划报送财务部、总务部和总经理室审批。
财务部、总务部和总经理室在审核过程中对配置计划提出具体意见的,电脑课应与系统应用部门进行协调,调整需求。
  4.1.2.3 配置计划经审批同意后,由电脑课协助公司总务部做好购置工作。
  4.1.3 因业务发展需要添置、置换、扩容硬件设备
  4.1.3.1 需求部门提出添置、置换或扩容硬件设备的申请。
  4.1.3.2 电脑课对申请购置理由和需购置的硬件型号、规格、性能、容量、价格以及新设备与其工作扩展的适应性进行审核,并视实际需要,与申请部门协调,调整需求。
  4.1.3.3 电脑课将购置申请报送财务部、总务部和总经理室审批。
  4.1.3.4 购置申请经审批同意后,由电脑课协助总务部做好购置工作。
  4.1.4 购置硬件设备的备品、备件
  电脑课根据各部门计算机使用情况,提前3-6个月将某些非一时采购即可得的计算机配件的名称、型号、规格、数量、单价等通知使用部门,由使用部门及时提出申请,报送财务部、总务部和总经理室审核批准后,提前购买备用。
  4.2 计算机硬件设备的管理与使用
  4.2.1 验收:硬件设备购进后,由电脑课统一根据随机附带的设备清单逐一清点各类设备,开箱验收合格后,将需要归档的随机资料交公司档案管理人员存档。
  4.2.2 分配:电脑课根据总经理室确定的硬件配置计划,具体负责设备的安装、调配。未经财务部经理批准,任何部门和个人均不得随意搬迁、拆卸和装接计算机硬件设备。
  4.2.3 保管:硬件设备实行“谁使用谁保管”原则,未落实使用者的计算机硬件设备由电脑课负责保管。
  4.2.4 使用:硬件设备一般应安放在固定点,不得随意移动,不得用作他用,不得随意接插外部设备,操作人员在使用过程中应严格执行操作规范。
  4.3 硬件设备的保养与检修
  4.3.1 技术保养
  4.3.1.1 技术保养是指对设备内部各部件的清洁、接插件的接触性能、开关、按钮的活动性能和接触性能以及活动部件的活动性能等进行保养。
  4.3.1.2 在保修期内的设备技术保养由设备供应商负责,电脑课协助做好相关工作;超过保养期的设备技术保养由电脑课负责。
  4.3.1.3 服务器保养周期为每年一次。保养范围为系统主服务器、POS控制器、网管控制器、增值网服务器、财务服务器、电子消费卡前置器等。保养内容主要是对机箱内部各部件进行除尘。保养工作一般在商场营业结束且所有计算机设备关闭后进行,同时必须二人以上才能进行。在保养前应做好系统的所有备份工作,保养后做好保养记录,并跟踪监测设备运行情况。
  4.3.1.4 计算机定期保养为每年一次。保养内容主要包括电源(含散热风扇)、母板、POS控制板、网卡设备驱动卡、软驱、打印机(需拆卸清洗、加油和调整间隙)、机箱和键盘等。保养前应通知各使用部门做好本部门计算机硬盘数据备份工作,保养后应做好保养记录,并督促使用部门做好运行情况的监测工作。
  4.3.1.5 POS机保养为每年进行一次全面保养,包括电源(含散热风扇)、母板、POS控制板、网卡、设备驱动卡、软驱、打印机、机箱和键盘等。保养前应通知收银课做好准备,保养后应做好保养记录,并督促收银课做好运行情况的监测工作。
  4.3.1.6 打印机保养为每年一次。保养内容主要包括电源、机架、传动部件等。保养前应通知各使用部门做好准备,保养后应做好保养记录,并督促使用部门做好运行情况的监测工作。
  4.3.2 外表保养
计算机硬件设备的使用者负责所使用设备的外表保养工作,避免设备外表积留灰尘和脏物,避免强光、高温和含酸碱等腐蚀物的接触。
  4.3.3 故障检修
  4.3.3.1 故障检查:计算机硬件设备在运行中发生故障时,使用人员应立即通知电脑课工作人员到场检查,确定故障原因。遇疑难问题无法确定故障原因的,在设备保修期内,及时通知设备供应商检查;超过设备保修期的,由电脑课检查,通知司总务部送专业维修单位检查。
  4.3.3.2 故障维修:
  a)硬件设备保修期内的故障,由供应商负责维修;
  b)超过保修期的设备故障,电脑课应尽量自行修理。修理过程中需购买零配件的,由电脑课通知设备使用部门向总务部提出申请,并根据公司有关设备购买的审批权限规定办理报批手续;
  c)电脑课无法修复设备故障的,应报总务部经理同意后,由电脑课协助总务部与专业维修单位联系维修。维修结束后,电脑课应做好修复设备的测试和验收工作。
  4.3.4 报废规定
  4.3.4.1 报废条件:
  a)设备使用年限在5年以上,因故障不能正常运行,且无法修复的;
  b)设备运行时经常发生故障,虽经多次修理,仍不能正常工作,累计修理费已超过市场同类产品价格的70的;
  c)设备老化或因某种原因造成设备损坏,修理费用昂贵,明显得不偿失的;
  d)因计算机应用系统更新,原有计算机硬件设备的内部配置、性能、速度、容量等标准过低,不能在新应用系统中运行,同时设备使用时间已超过5年的。
  4.3.4.2 公司硬件设备报废,应先由电脑课确认,经财务部经理、总务部经理审核后,报分管经理审批后,方可由原使用部门到总务部办理报废手续。

  5 计算机软件管理
  5.1 委托开发商开发的公司应用系统软件
  5.1.1 由开发商委派技术人员到公司对所需开发的应用系统进行广泛细致的调研,在电脑课的协助下,提出全面完整的可行性研究报告,报送财务部经理和公司分管副总经理审阅,组织专家论证。
  5.1.2 可行性研究报告经认可后,由开发商制定详细的项目开发计划,提出完整的用户需求分析报告和概要设计报告,编制软件需求说明书、数据要求说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书等。电脑课应为开发商提供应用系统开发所需的计算机硬件设备和软件系统运行环境和必要的数据,帮助开发商联系应用系统涉及部门的业务人员解释业务流程,并对开发商编制的计划、说明等组织各相关部门业务人员和部门负责人、财务部经理和公司分管副总经理逐级审阅、讨论。
  5.1.3 项目开发过程中,电脑课应定期向开发商询问软件的编写进度和文档编制情况,及时向财务部经理汇报。
  5.1.4 系统软件编制完成后,电脑课负责协助开发商进行系统的测试分析,并及时向财务部经理汇报测试结果,同时督促开发商提供详细的源程序、用户手册、操作手册、测试计划、测试分析报告、项目开发总结报告、系统培训计划等文档资料。
  5.1.5 系统试运行前,应由开发商负责对公司各级系统操作、维护人员进行培训。
  5.1.6 系统的试运行期一般定为三个月,期间,开发商应派技术人员现场跟踪运行情况,随时解决各类问题。电脑课在协助开发商做好试运行的技术测试工作的同时,应及时向财务部经理和公司分管副总经理汇报试运行情况。
  5.1.7 系统正式交付使用后,电脑课应督促开发商及时提供按国家标准GB8567-88《计算机软件产品开发文件编制指南》的规范要求编制的所有系统文档资料,并督促开发商向公司无偿提供至少一年期的系统维护保养和故障处理等技术支持。
  5.1.8 系统正式运行后,日常维护工作由电脑课负责。
  
  5.2 直接购买已形成产品的软件
  5.2.1 公司职能部门根据工作需要,提出购买具有独立功能的管理软件。使用部门与电脑课一起对市场上相关的成熟软件产品进行详细调研,选择合适的软件作为候选产品。
  5.2.2 确定候选软件产品后,电脑课应与专业软件供应商联系,由供应商为公司计算机技术人员和相关部门的业务人员举行候选软件各项应用功能的演示,详细论证该软件的适用性。
  5.2.3 经过演示与论证,电脑课与使用部门在购买意向上达成一致后,应共同向财务部、总务部和总经理室提出购买申请。
  5.2.4 购买申请经审批同意后,由电脑课负责具体购买事宜,并督促供应商做好对公司使用部门的操作和维护人员的培训工作以及软件产品的售后服务工作。
  
  5.3 上级机关下发的各类具有独立功能的软件
  5.3.1 公司各部门接上级机关下发的软件后,应及时通知电脑课,由电脑课对软件进行病毒检测等常规检查后,再行安装。
  5.3.2 此类软件的日常使用维护由参加该软件使用培训的人员负责。
  
  5.4 公司自行开发的管理软件
  5.4.1 公司电脑课根据总经理室的安排,应在技术能力范围内为公司各部门开发具有独立功能的办公自动化软件,并做好软件操作员的培训工作。
  5.4.2 自行开发的管理软件的日常使用维护由相关部门的操作人员和电脑课共同负责。


百货公司计算机信息系统管理规定(2)

 6 计算机系统管理
  6.1 系统开发
  6.1.1 电脑课按合同约定,就公司经营管理需要向系统开发商提出系统开发、升级等需求,并督促开发商及时进行开发设计程序。
  6.1.2 电脑课与公司各部门和各级管理人员定期或不定期进行沟通,了解系统运行中存在的问题和需改进的缺陷,经筛选、整理后向开发商提出修正意见,并督促其修正。
  6.1.3 系统开发完成后的软程序由电脑课负责保管,并对其保密性和使用安全负责。

  6.2 系统使用
  6.2.1 公司计算机信息系统采用权限密码方式进行管理,公司人员在进入计算机管理系统时,应使用自己的权限密码。
  6.2.2 无使用权限或非本公司人员不得使用他人的权限密码进入公司计算机管理系统。
  6.2.3 使用人在完成操作后,应将所有界面及时返回初始状态。

  6.3 密码管理
  6.3.1 申请
  6.3.1.1 由拟操作本系统的人员填制《行政办公报批表》(以下简称《报批表》),详细写明操作员姓名、工号、职务、使用理由、拟操作范围等事项,经部门经理同意后报总经理办公室审批。
  6.3.1.2 总经理办公室主任对《报批表》进行审批,签字确认后,交财务部电脑课。
  6.3.1.3 电脑课系统管理员根据《报批表》上的批示,为申请人设置操作员编码及操作员密码及操作范围,并将之填写在《报批表》上,交至总经理办公室。
  6.3.2 修改
  6.3.2.1使用人员应定期对自己所使用的密码进行修改,防止他人越权使用密码操作。
  6.3.2.2使用人因岗位变动,需要对密码权限进行重新界定的,使用人按照本标准6.3.1条款规定进行申报,经总经理办公室批准后,由电脑课系统管理员对其权限进行调整。
  6.3.3 找回
  使用人如对密码遗忘或在修改过程中操作失误造成密码遗失,应及时向电脑课提出申请,由系统管理员负责找回密码或重新设置密码。
  6.3.4 取消
  密码使用人离开本公司或岗位调动后不再需要使用计算机管理信息系统的,应向总经理办公室提出注销使用人编码与密码,经总经理办公室批准后,由电脑课系统管理员予以注销。
  
6.3.5 权限
  6.3.5.1 公司对各级人员设置权限:
  a)总经理:可查询系统中所有信息,并获取相应报表;
  b)副总经理:可查询系统中分管部门所有信息及公司级有关信息,并获取相应报表;
  c)部门经理:可查询本部门所有信息及公司指定的有关信息;
  d)课长:可查询本课的所有信息及公司或部门指定的有关信息;
  e)领班:可查询本区域或本岗位相应的信息及公司或部门指定的有关信息;
  f)部门专职人员:可对本岗位有关的信息进行输入、查询、打印和资料管理;
  g)公司系统管理员:可对本岗位从事的信息工作进行维护和管理。
  6.3.5.2 具体权限参照附录A《计算机系统权限一览表》(标准的附录)。

  6.4 系统管理
  6.4.1 电脑课定期对计算机管理信息系统进行维护和保养,并对系统安全运作承担相应责任。
  6.4.2若需修改或调整系统信息,应由系统管理员填写《行政办公报批表》,经部门课长、经理同意后报总经理室审核批准后,电脑课方可对指定信息进行修改和调整,在调整前还应做好原信息备份工作。
  6.4.3 电脑课系统管理员对密码使用人的操作、修改、密码设置进行定期或不定期检查,发现问题及时予以纠正或制止。

  6.5 系统安全管理
  6.5.1 计算机病毒的防范管理
  6.5.1.1 公司计算机使用的系统软件和应用软件应由电脑课统一安装,严禁私自安装未经确认的外单位应用软件和盗版软件。
  6.5.1.2 各相关部门若需使用上级机关发放的应用软件,应通知电脑课进行病毒检测,确认无误后由电脑课负责安装。
  6.5.1.3 公司计算机上不可使用来历不明和未经消毒处理的软盘,以防止病毒带入系统。对于确定没有病毒的软盘,应将写保护口关闭,防止病毒侵入。
  6.5.1.4 对系统软件的软盘及因业务需要与有关单位交换的软盘,应经病毒检测后方可使用。
  6.5.1.5 在公司内上公众网计算机,在上网前应与公司内部网络断开,上网后若有下载文件要使用,应先对下载文件进行病毒检查,并且上网的计算机要经常进行全面的病毒检查。
  6.5.1.6 电脑课负责定期检查各部门使用的计算机、POS机、软盘是否沾染病毒,一旦发现病毒,应立即隔离有关设备和磁盘,防止进一步传染,并在做好重要数据和文件备份的前提下,及时采取消毒措施。遇上比较复杂或疑难的病毒,可报请财务部经理同意后,外聘专家进行消毒处理。
  6.5.2 计算机系统日常操作安全管理
  6.5.2.1 系统软件应由公司电脑课根据软件设计人员对系统的设计要求进行安装,任何人不得随意修改系统软件数据的设置。因工作需要必须改动时,经电脑课确认所需进行的修改对系统的正常运行没有影响,报财务部经理和公司分管副总经理批准后,由电脑课进行修改。
  6.5.2.2 系统操作人员只能在各自权限内,在软件设计人员给出的应用软件界面下进行操作,不得跳过界面直接进行数据库操作。电脑课技术人员在遇到应用界面上无法完成的工作时,应先征得软件设计人员同意,方可进行数据库操作。
  6.5.2.3 电脑课值班人员应定期(每周一和周五)完成公司计算机系统数据全备份,其余时间应随时做好重要数据的备份。备份文件在主服务器外接硬盘和机房计算机上各留一份。每月系统月结成功后,应完成相应数据库的月数据备份,并定期复制到磁带、磁盘上。
  6.5.2.4 公司各部门使用的具有独立功能的管理软件,由各部门的使用人员负责在输入或修改信息后及时做好日常数据备份工作。

  7 机房管理
  7.1 计算机设备运行管理
  7.1.1 公司计算机机房由电脑课负责管理,每天应按时开关机房内各类系统服务器。
  7.1.2 服务器的开机和关机应严格按照有关程序规定进行,不可擅自拨动机房内各种设备上的任何开关。各种服务器的开关机时间和运行情况应每天如实记录在机房《值班日记》上。
  7.1.3 计算机系统当天工作全部运行完成后,由电脑课值班人员负责关闭机房内所有设备,并切断总电源。离开机房前,应对机房进行安全检查。
  7.1.4 机房内服务器发生故障和异常情况时,电脑课应迅速采取应急措施,并及时通知硬件设备供应商和软件开发商,在故障未查明前,不得随意启动服务器。
  7.1.5 机房内设备无作业要求时,应回复到初始状态,以防止他人非法操作。

  7.2 计算机资料管理
  7.2.1 公司计算机系统的随机软件、操作系统、应用软件及随机文档资料除交由档案室存档的部分外,其余由电脑课负责留存,所有随机系统软件(包括文档资料)不允许带出机房。
  7.2.2 各类应用软件产品注意保密(包括源程序和目标程序),未经总经理办公室主任同意和分管副总经理批准,不得转让、转借和向外提供信息和软件产品资料。
  7.2.3 机房服务器上使用的各类磁带,统一到总务部领取。磁带主要用于备份操作系统、应用程序和数据文件,未经总经理办公室主任和分管副总经理批准,该类磁带不可带离公司。
  7.2.4 机房使用的各类软盘,统一到总务部领取。机房内不得使用未经公司总务部编号登记的软盘,如发现非法软盘,应查明来源,并追究有关责任人的责任。
  7.2.5 未经电脑课课长同意,公司其他员工不可擅自将软盘带入机房使用。若经同意使用的软盘应先经病毒检查后方可使用。
  7.2.6 公司计算机参考书籍资料由电脑课专人负责登记、保管,因工作需要使用有关资料,应办理借阅手续。为防止资料遗失,原版进口设备文档资料只能在公司内阅读,应当天归还,严禁带出公司范围。
  7.2.7 机房所保管的计算机软件安装盘,其他部门需要安装或使用,需办理登记手续,在规定的时间内归还。

  8 计算机、打印机管理
  8.1 设备管理
  8.1.1各部门的计算机、打印机,有本部门专人负责管理,对出现的问题,应查明原因、分清责任,并按照公司有关规定处理。
  8.1.2计算机、打印机周围不得放置易燃、易爆、易碎、易污染和强磁物品,茶水应与设备保持一定的距离。不得在设备上压放重物,以免损坏机器。
  8.1.3 设备要保持清洁,使用人员定期做好清洁工作,电脑课负责整机每年保养一次。
  8.1.4 搬迁、拆卸和装接各种设备,应经财务部经理批准,由电脑课负责实施。
  8.1.5 严禁带电插、拔设备电源线、信号线。
  8.1.6设备发生故障和异常时,使用人应立即与电脑课联系,电脑课应立即查明或解决故障,并告知使用人应采取的措施。
  8.1.7 设备损坏由电脑课负责维修,费用按规定列支,如属人为损坏的,修理费由责任人承担。
  8.1.8 每天下班前,应关闭本部门内设备。

  8.2 设备操作要求
  8.2.1 各部门计算机、打印机操作人员应经电脑课培训,严禁未经培训人员和非本部门人员上机操作(特殊情况须经部门经理同意)。
  8.2.2 计算机的日常操作规程和权限详见“用户使用手册”和本标准第6条款执行。
  8.2.3 严禁盗用他人密码进行系统操作,使用人离开电脑时,应退出公司电脑系统操作界面,防止他人进行操作。
  8.2.4 严禁在计算机上进行游戏活动和做与本岗位无关的事情。
  8.2.5 激光网络打印机由电脑课负责保管,除财务部专用外,其它部门使用应经财务部经理同意,常规打印内容有销售报表、结帐报表、盘点报表及其它重要文件等。
  8.2.6 各部门在使用打印机前应正确调整“纸厚调整杆”位置。若人为操作不当,造成损坏的,责任人承担相关修理费。
  8.2.7 商品课在打印牌价前先检查牌价是否光洁,若发现牌价表面粗糙、内有杂质或不平整,不得将其送入打印机,以免损坏打印头。
  8.2.8 计算机上运行的公司软件由电脑课统一负责安装管理,各部门需使用有关应用软件,应经部门经理同意和财务部经理批准,电脑课及时予以安装。严禁私自安装外单位应用软件和有病毒的软件。
  8.2.9 各部门不得擅自修改系统软件,增删系统软件及对硬盘、系统盘等进行格式化。


百货公司计算机信息系统管理规定(3)

9 违纪责任
  9.1 有下列情形之一的,对责任人作三等违纪处理:
  a)将密码借给他人使用和进入计算机信息系统操作的;
  b)对非本公司人员使用密码进入计算机系统操作不及时加以制止的;
  c)操作完毕后,不将屏幕返回初始状态的;
  d)未经培训就擅自上机操作的;
  e)未经批准,使用激光网络打印机的;
  f)不按正常程序启动、关闭计算机的;
  g)下班后不关闭本部门设备的;
  h)未经该部门经理同意,而擅自启用该部门计算机的;
  i)机器发生故障,未查明原因,而随意启动,造成设备损坏的;
  j)带电插、拔设备、电源线、信号线,导致设备损坏的;
  k)有其他上述同等性质违纪的。
 
  9.2 有下列情形之一的,对责任人作二等违纪处理:
  a)未经总经理办公室批准,擅自改动系统信息、设置或取消操作密码、修改使用权限的;
  b)在使用密码权限进行操作过程中未按规定程序进行操作,引起系统功能紊乱的;
  c)未经财务部经理许可随意拆装计算机设备的;
  d)擅自安装软件的;
  e)在计算机上进行游戏活动或进行与岗位无关事情的;
  f)盗用他人密码进入公司电脑系统操作的;
  g)有其他上述同等性质违纪的。

  9.3 有下列情形之一的,对责任人作一等违纪处理:
  a)擅自修改公司系统软件,造成系统混乱、瘫痪的;
  b)擅自安装外单位应用软件和有病毒软件的;
  c)有其他上述同等性质违纪的。

  9.4 责任人发生上述违纪行为导致公司利益损失的,应予赔偿。

  10 附则
  10.1 本标准由财务部起草并负责解释。
  10.2 本标准自公布之日起生效。
  10.3 本标准为第1版。
  10.4 本标准有附录A(标准的附录)
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